Alla deltar vi i många möten – vissa riktigt effektiva & bra, men många ineffektiva & mindre bra. Statistiken visar på att flertalet tyvärr är både ineffektiva och inte uppfyller syftet som var tänkt för mötet. Enbart 3% (!) av alla möten upplevs som effektiva av deltagarna och uppfyller uppsatta mål. Skrämmande, eller hur…och kostsamt för våra företag!
Hur kan vi då undvika detta med enkla medel och skapa en BÄTTRE MÖTESKULTUR?
- Agenda med kallelsen som innehåller tydliga syften och mål med mötet i stort – och under varje punkt.
- Tydliggör om det är diskussionspunkter eller beslutspunkter.
- Tydliggör förväntningar på varje deltagare, så att man an förbereda sig på bästa sätt.
- Behöver en deltagare inte vara med hela mötet, kalla enbart till aktuell tidpunkt.
- Ta fram gemensamma ”spelregler” för era möten, kan bl.a. vara:
– Komma i tid & avsluta i tid
– Hålla sig till ämnet
– Får mobiler vara på och får man arbeta vid sin dator under mötet
– Uppmuntra delaktighet av alla närvarande - Summera och utvärdera varje möte den sista stunden, för att säkerställa att ni uppnått önskat resultat med mötet och är överens om punkter till nästkommande möte.
Idag ligger det 30 minuters-möten som standardinställning i Outlook, så varför inte ändra det till 20-25 minuters istället?! På så vis skapas en paus för förflyttning eller reflektion mellan möten, som tenderar ligga ”klots i klots”.
Forskningen visar också på att hjärnan behöver 15 minuters paus mellan möten för att vila och ställa om, allt för att kunna prestera till fullo på nästkommande möte.
En BÄTTRE MÖTESKULTUR skapar vi bäst tillsammans, så låt oss hjälpas åt att bli möteseffektiva!
Vi kommer må bättre, känna tillfredsställelse över vår arbetsinsats och våra företag eller arbetsgivare kommer att få bättre utfall på investerad mötestid.